“Kaikki on hyvin epävarmaa ja juuri se tekee minut levolliseksi.” (Tove Jansson, Taikatalvi)
Englannin sana lean tarkoittaa hoikkaa, sutjakkaa, jotain sellaista, missä ei ole mitään ylimääräistä. Lean-ajattelun pohja on japanilaisessa teollisuusjohtamisessa, vaikka itse nimitys on peräisin 1990-luvulta. Nykyään lean-filosofiaa hyödynnetään mitä erilaisimmissa organisaatioissa, ei vain teollisuudessa.
Mitä opittavaa järjestöillä voisi olla lean-ajattelusta ja voiko vapaaehtoistyöhön soveltaa yrityskehitysoppeja? Membook tapasi kasvuyrityksiä ja organisaatioita kouluttavan Promindan Jussi Markulan ja otti asiasta selvää.
Mitä lean tarkoittaa?
“Lean on sitä että tehdään asioita fiksummin, ei pelkästään tehokkuuden lisäämistä. Leanissa tuotetaan asiakkaalle arvoa vähemmällä ja keskitytään olennaiseen – mitä se sitten kulloinkin on. Tuotantoprosessin tehostaminen on vain yksi leanin osa-alueista. Äärimmilleen optimointi on mahdollista, jos ympäristö pysyy muuttumattomana, mutta ihmisten kanssa toimittaessa ja tietotyössä on paljon ennakoimatonta vaihtelua. Tällöin olennaista on ketteryys ja sopeutuminen. Joustavuus nousee siitä, että hyväksytään, ettei kaikkea voi ennustaa. Yksi Promindan sloganeista onkin ‘relax, nothing is under control’.”
Milloin lean on paikallaan?
“Valitettavan usein lean-ajattelua aletaan hyödyntää vasta siinä vaiheessa, kun ei enää pärjätä sillä tavalla kuin aiemmin on tehty, ja ollaan pakkotilanteessa. Hedelmällisintä olisi tarttua toimeen jo aikaisemmin ja ryhtyä varautumaan muutoksiin siinä vaiheessa, kun vielä on paljon mahdollisuuksia. Tärkeintä leanissa on ajattelutavan muutos: itse asiassa sellaista ei olekaan kuin ‘leaniys’, vaan oikea lean on leanin tavoittelua, jatkuvaa kehittämistä, matka, joka ei koskaan pääty.”
”Lean ymmärretään usein väärin juuri tässä suhteessa: teoriat tulevat ja menevät, mutta olennaista on tarkastella, muuttuuko arki. Sitä ei voi ostaa kaupasta eikä akatemiasta.”
Lean ja ketteryys liitetään usein yhteen – mitä se ketteryys sitten tarkoittaa?
“Ketteryys on nopeaa reagointia muutoksiin, jatkuva oppimisprosessi, jossa koko ajan korjataan sitä, mitä tehdään. Kyse on kulttuurimuutoksesta: pienet, nopeat kokeilut pitää yhdistää oppimiseen. Lean ja ketteryys yhdessä ovat nimenomaan oppimisen kulttuuria. Tähän asti on skaalattu tuottavuutta, nyt pitäisi skaalata oppimista. Kun käytäntöjä kehitetään jatkuvasti ja pienin askelin, ei mennä isosti ja peruuttamattomasti metsään.”
Jos ei puhuta teollisuudesta, niin mitä lean ja ketteryys käytännössä voivat olla? Millaisia asioita muutetaan?
“Vuorovaikutus ja viestintä ovat kaiken pohjana. Esimerkkinä pienestä muutoksesta voi olla vaikkapa se, että luovutaan perinteisistä viikkopalavereista ja korvataan ne 15 minuutin pituisilla päivittäisillä tapaamisilla, jotka pidetään seisten. Samalla siirretään kommunikaatiota organisaation sisäisiin sosiaalisen median työkaluihin. Kaiken tavoitteena on luoda ja vahvistaa yhteistä todellisuutta. Parempi tiedon ja kanavien hallinta sekä oleellisen tiedon suodattamiskyky auttavat löytämään oikean tiedon.”
Mutta kun on niin paljon hommaa muutenkin…
“Työyhteisöissä usein kuultu hokema ja konkreettinen ongelma on, että ‘on niin paljon tekemistä’. Tässä auttaa siirtyminen pois yksilökeskeisyydestä: ei ajatella ‘minun prioriteettejani’, vaan ‘meidän prioriteettejamme’. Mikä on tärkeää ja olennaista yhteisen edun kannalta? Oikealla priorisoinnilla saadaan asioita valmiiksi nopealla syklillä: kun iso kuva kirkastuu kaikille, myös yksilö pystyy priorisoimaan tehtäviään paremmin. Ajan kanssa kohenevat myös itsenäisyys ja yhteisöllisyys, kun ihmiset oppivat toimimaan toisella tavalla. Kehittämistyö ei enää ole johdon tai erityisesti siihen nimettyjen henkilöiden varassa, vaan kehittämisestä tulee osa kaikkien työtä.”
“Mikään tästä ei ole rakettitiedettä, vaan kyseessä on uudenlainen tapa järjestäytyä työn ympärille. Yhteisöä ajatellaan verkostona, tiimeinä ja soluina, ja annetaan ihmisille mahdollisuus. Erilaisuus pitää hyväksyä: kun yhteinen taso on olemassa, yhteistyö nousee yksiköiden tarpeesta tehdä yhteistyötä. Siirrytään egosysteemeistä ekosysteemeihin.”
Mitä tämä voisi järjestöissä tarkoittaa, etenkin jos ja kun mukana on myös vapaaehtoisia? Muutos voi olla pelottava asia.
“Hyvän pohjan luo, kun tässä tilanteessa hyväksytään se, että muutos pelottaa, ja uskalletaan sanoa se ääneen. Luotetaan ihmisiin ja siihen, että kaikki tekevät parhaansa niissä puitteissa, missä voivat. Käännetään myös katse pois siitä, kuka milloinkin on oikeassa. Tärkeysjärjestys johdetaan asiakkaista: niistä, joita varten järjestö on olemassa ja mille missiolle koko toiminta pohjautuu. Pitää silti ymmärtää, että vapaaehtoisillakin on erilaisia motiiveja olla mukana toiminnassa. On hyvä tehdä asiat näkyviksi ja toimia ihmisiä arvostaen ja kunnioittaen, vahvuuksien ja hyvän kautta. ”
