Suomen tiedetoimittajain liitto siirtyi Membookin käyttöön vaiheittain keväällä 2018. Vanha järjestelmä oli tullut elinkaarensa päähän, mutta uuden jäsenrekisterin löytäminen ei ollut yksinkertaista: liitolla oli omat vaatimuksensa muun muassa jäsenyysprosessin ja siihen liittyvien lomakkeiden suhteen. Jäseneksi haetaan, ja hallitus hyväksyy uudet jäsenet jos kriteerit täyttyvät. Jäsenyyteen liittyy kansainvälinen pressikortti ja muita etuja, joten harva luopuu jäsenyydestään. Jäsenmäärä on pysynyt melko vakaana; tällä hetkellä jäseniä on noin 1150.

Miksi Membook?

“Ohjelmiston kotimaisuus oli tärkeä syy”, sanoo liiton pääsihteeri Ulla Järvi.”Pilvipalvelu on myös kätevä verrattuna entiseen kankeaan, omalle koneelle asennettuun ohjelmistoon. Nyt ylläpito on sujuvaa, kun sekä jäsenet että toimisto pystyvät ylläpitämään tietoja.”

Päätökseen vaikuttivat myös ilmeiset synergiaedut: liiton toimisto sijaitsee samassa yhteistoimitila Hub Salossa kuin Membookin toimistokin, joten käyttötuki on lähellä. Liitto on käyttänyt myös lisäpalveluita, kuten toimistoassistenttipalvelua apurahahakemusten käsittelyyn, ja tehnyt muutenkin tiivistä yhteistyötä.

“Tiedetoimittajilla on pääsihteeri, mutta ei sihteeriä, mikä tarkoittaa, että pääsihteeri hoitaa toimistolla kaiken, vuositarrojen lähettämisestä jäsenmaksuseurantaan, matkalaskuihin ja muuhun rahaliikenteeseen, tietysti yhteistyössä tilitoimiston kanssa”, sanoo Järvi. “On kätevää kun tuki on tarvittaessa lähellä – ja tässä sivussa saa kaikenlaista muutakin IT-neuvontaa, kuten esimerkiksi silloin, kun otimme membookilaisten neuvosta käyttöön O365-lomakkeet.”

Päätöstä Membookiin siirtymisestä vauhdittivat myös hyvät suositukset: yhdellä Tiedetoimittajien hallituksen jäsenistä oli aiempia kokemuksia Membookista oman yhdistyksensä kautta.

“Onpas tämä selkeä!”

Reilun vuoden kokemuksella Membook on ollut erittäin myönteinen kokemus. Hallitus pelkäsi yllättävien kulujen mahdollisuutta, mutta sellaisia ei ole tullut. Päin vastoin: palvelu on säästänyt tuhansia euroja, jotka on voitu käyttää muihin tarkoituksiin kuten uuteen uutiskirjepalveluun. Koodiviidakon uutiskirjettä käytetään “oikeisiin” jäsenkirjeisiin, jossa kuvia ja linkkejä kotisivujen juttuihin, kun taas Membookin viestijärjestelmää käytetään virallisempiin, informatiivisempiin jäsenviesteihin. “Membookin systeemissä on todella kätevää ylläpitää eri ryhmiä ja lähettää näille viestejä kohdennetusti, esimerkiksi iän tai paikkakunnan mukaan”, huomauttaa Järvi.

Opettelemista uudessa järjestelmässä on toki ollut. Ainoa varsinainen eteen tullut ongelmatilanne syntyi, kun sähköisen ja paperilaskun kanssa tuli päällekkäisyyttä ja osa jäsenistä maksoi laskunsa kahteen kertaan, mutta tämäkin hoidettiin mallikkaasti Membookin taholta. Joitain toimintoja hiotaan edelleen yhteensopiviksi.

Millaisia kehitystoiveita Tiedetoimittajilla olisi Membookin suuntaan? “Integrointi ‘oikeaan’ uutiskirjepalveluun, jossa olisi mahdollisuus kuviin ja muuhun visuaalisuuteen olisi kiva ominaisuus”, miettii Järvi. “Nyt osoitteistot pitää aina siirtää Membookista uutiskirjepalveluun, vaikkei siinä toki kauaa mene. Jäsenviestintä kilpailee samasta jäsentensä ajasta kuin muutkin tahot – järjestöjen viestinnän pitää myös olla houkuttelevaa ja visuaalista.”

Jäsenistö on ottanut Membookin hyvin vastaan. “Kehuja on sadellut – tyypillinen kommentti on ollut että ‘onpas tämä selkeä’”, kertoo Järvi. “Yhtään soraääniä ei ole kuulunut, vaikka toki käyttöönotto on ollut toisille helpompaa kuin toisille. Jäsenistön ikähaarukka on 25-85, vaikka omaksuminen ei toki ole pelkkä ikäkysymys. Membook on selkeä ja ohjaa käyttäjää toimimaan oikein – se seuraa ihmisen arkijärkeä.”

Muutosviestintä hoidettiin jäsenkirjeillä ja kertomalla uudesta jäsenrekisteristä erilaisissa tilaisuuksissa hyvissä ajoin. Yhdessä Membookin kanssa lähetettiin vielä sähköposti jäsenistölle, kun siirryttiin uuteen. Innokkaita uusia käyttäjiä ilmaantui jo puolen tunnin sisällä sähköpostin lähettämisestä.

IT-ostamisen ihanuus ja kamaluus

“Kun järjestöorganisaatioon ostetaan palvelua, valintojen tekijöiden pitäisi ehdottomasti kuunnella pääkäyttäjän näkemyksiä: he tietävät, mitä tarvitaan ja millaista arki on”, sanoo Järvi. “Henkilökohtainen kommunikaatio on olennaista palvelun toimivuuden kannalta. Osapuolille on paljon hyötyä jos kuunnellaan käyttäjiä.”

IT-palvelua ostettaessa on tärkeää, että ostaja ymmärtää mistä myyjä puhuu ja että henkilökemiat toimivat, etenkin jos ostetaan tuotetta johon tarvitaan käyttötukea ja koulutusta, korostaa Järvi. “Myyjän pitää oikeasti ymmärtää, mitkä ongelmakohdat ja haasteet ovat, ja pystyä kertomaan voidaanko niihin vastata. Membookin kanssa ei ollut tätä ongelmaa. Vähän niin kuin olisi housukaupassa: hyvä ja rehellinen myyjä osaa katsoa asiakasta ammattisilmillä ja tietää mitä kannattaa ehdottaa”, nauraa Järvi.

Kelle suosittelisit Membookia?

“Membook on monipuolinen järjestelmä, joka pystyy palvelemaan monenlaisia yhdistyksiä. Tietoturva on hyvä, ja voi aidosti luottaa että GDPR on hoidossa”, kehuu Järvi. “Meille Membook on haukkunut hintansa jo tehostuneen jäsenmaksuperinnänkin takia – mitään ei tarvitse kalliisti ja hankalasti selvitellä. Tämä on säästänyt selvää rahaa, ja käyttöönottokulut on jo maksettu.”

“Monessa järjestössä päivittäinen työ vie resurssit, eikä kehittämiselle jää aikaa – tämä on melkoinen sudenkuoppa”, huomauttaa Järvi. “Siksi usein mennään vanhalla ja tutulla, eikä uskalleta lähteä muutokseen. Toimivat, hyvin valitut työvälineet ja hyvät kumppanit kuitenkin säästävät aikaa ja rahaa ja helpottavat elämää.”